Anleitung: Projektbeteiligte verwalten

Übersicht

Über die Funktion, Prüfpakete als Link einem Externen zur Verfügung zu stellen, können bereits sehr einfach und ohne Anmeldung am System Dokumente von Außenstehenden abgerufen werden.

Sie können aber auch Personen, z.B. Auftraggeber, in ein Projekt einladen. Auch das Einladen von Mitarbeitern kann sinnvoll sein, wenn Sie diese nicht als Mitglieder Ihres Büros einladen wollen (wodurch sie alle Projekte sehen), sondern nur für die jeweils durch sie zu bearbeitenden Projekte.

Projektrollen im Überblick

Sachbearbeiter

• Haben Vollzugriff auf ein Projekt
• Haben Zugriff auf geprüfte Unterlagen / externe Unterlagen / Dateimanager
• Können Unterlagen teilen
• Können alle Prüfpakete sehen
• Können Dateien von "Einstellern" (externe Uploads) sehen
• Können Dateien hochladen
• Haben diverse zusätzliche Rechte/Möglichkeiten (Dateimanager, Freigaben, Links versenden etc.)

Prüfpaket-Leser

• Können alle Prüfpakete sehen
• Können keine Dateien hochladen

Vertragspartner

• Können alle Prüfpakete sehen
• Können keine Dateien hochladen

Einsteller

• Können externe Unterlagen hochladen
• Sehen nur selbst hochgeladene Dateien

Gast

• Können nur für sie explizit freigegebene Prüfpakete sehen
• (Recht schlägt alle anderen)

Projektbeteiligten hinzufügen

Schritt 1: Beteiligten-Funktion öffnen

Zum Einladen eines Beteiligten in ein Projekt klicken Sie im Funktionsmenü auf den Punkt "Beteiligt".

Schritt 2: Einladung starten

Klicken Sie auf "Beteiligte einladen".

Schritt 3: Daten eingeben

Geben Sie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person, eine optionale Nachricht und die zukünftig gewünschten Rollen der Person im Projekt an.

Schritt 4: Einladung versenden

Klicken Sie auf "Einladung senden".

Schritt 5: Bestätigung

Der Beteiligte ist nun in das Projekt eingeladen worden und erhält aus dem System eine Mail. Die Einladung wird ebenfalls in den Benachrichtigungen des Projektes aufgeführt.

Hinweis: Haben Sie einen Beteiligten in ein Projekt eingeladen, der noch kein Konto in der ELBA Prüfakte hat, so wird der Haken unten rechts grau dargestellt. Ist der Haken grün, so hat diese Person bereits einen Account in der Prüfakte.

Person aus einem Projekt entfernen

Schritt 1: Beteiligten löschen

Zum Löschen eines Beteiligten klicken Sie bitte auf das Tonnen-Symbol und bestätigen den Dialog mit "Löschen".

Schritt 2: Bestätigung

Der Benutzer wird aus diesem Projekt entfernt und es wird eine Benachrichtigung im Projekt erzeugt.

Rollen einer Person im Projekt ändern

Schritt 1: Rollen bearbeiten

Zum Ändern der Rollen eines Beteiligten klicken Sie auf das Stift-Symbol im Bereich "Rollen".

Schritt 2: Neue Rollen auswählen

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die neuen Rollen auswählen können.