In der Prüfakte werden Berechtigungen über ein rollenbasiertes Zugriffskonzept gesteuert. Dabei wird zwischen Organisationsrollen und Projektrollen unterschieden. Organisationsrollen regeln den Zugriff auf übergreifende Funktionen innerhalb einer Organisation, während Projektrollen die Berechtigungen innerhalb einzelner Projekte festlegen. Je nach zugewiesener Rolle stehen unterschiedliche Funktionen und Inhalte zur Verfügung. Die detaillierte Übersicht der einzelnen Rollen und deren Berechtigungen ist in den nachfolgenden Tabellen dargestellt. Die rollenbasierte Rechtevergabe stellt sicher, dass alle Beteiligten nur auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen und Funktionen zugreifen können.