Ablauf einer Honoraranfrage
Der folgende Ablauf beschreibt den Workflow einer Honoraranfrage, bei dem mehrere Prüfingenieure (PI) jeweils eine Anfrage für dasselbe Projekt bei der BVS einreichen. Die in Klammern angegebenen Bezeichnungen entsprechen dem jeweiligen Status der Honoraranfrage im System.
1. Einreichung durch die Prüfingenieure
- Jeder Prüfingenieur erstellt eine Honoraranfrage (Nicht eingereicht) und übermittelt diese an die BVS (Entwurf eingereicht).
- Reichen mehrere Prüfingenieure für dasselbe Projekt eine Anfrage ein, laufen alle Anfragen bei der BVS zusammen.
2. Bearbeitung durch die BVS
- Die BVS vergibt eine BVS-Nummer und übernimmt die Anfragen in die Bearbeitung (Entwurf in Bearbeitung).
- Die BVS erstellt auf Basis der Anfragen eine Honorarermittlung sowie einen Vertragsentwurf (Entwurf bereitgestellt) und stellt diesen allen beteiligten Prüfingenieuren zur Verfügung.
3. Rückmelde- und Überarbeitungszyklus
- Die Prüfingenieure prüfen den Entwurf und geben ihre Rückmeldung ab (Rückmeldung eingegangen).
- Die BVS überarbeitet den Entwurf auf Basis der Rückmeldungen (Entwurf in Überarbeitung) und stimmt diesen mit den Prüfingenieuren ab, bis Einigkeit erzielt ist.
- Dieser Zyklus aus Rückmeldung und Überarbeitung wiederholt sich so lange, bis alle beteiligten Prüfingenieure der Honorarermittlung und dem Vertragsentwurf zustimmen.
4. Zustimmung und Versand
- Sobald Konsens zwischen der BVS und allen Prüfingenieuren besteht (Zustimmung erteilt), versendet die BVS die finale Honorarermittlung und den Vertragsentwurf an alle beteiligten Prüfingenieure (An Bauherrenschaft versendet).
5. Beauftragung
- Der Prüfingenieur, der den Zuschlag erhält, sendet den unterschriebenen Vertrag an die BVS zurück (Beauftragung eingegangen).
- Die BVS bestätigt diesem Prüfingenieur die Beauftragung und erstellt das zugehörige Projekt (Beauftragt).
- Bei allen übrigen, nicht beauftragten Anfragen ändert die BVS den Status auf (Nicht beauftragt).
Anlegen einer neuen Honorarermittlung
| Status |
Akteur |
Beschreibung |
Nächster Akteur |
Nächster Status |
| Nicht eingereicht (CREATED) |
PI |
Der Prüfingenieur hat eine Honoraranfrage erstellt. |
PI |
SUBMITTED |
| Entwurf eingereicht (SUBMITTED) |
PI |
Der Prüfingenieur hat die Honoraranfrage an die BVS übermittelt. |
BVS |
CREATED_BVS |
| Entwurf in Bearbeitung (CREATED_BVS) |
BVS |
Die BVS hat die BVS-Nummer vergeben und eingetragen. |
BVS |
DRAFT |
| Entwurf bereitgestellt (DRAFT) |
BVS |
Die BVS hat eine Honorarermittlung sowie einen Vertragsentwurf bereitgestellt. |
PI |
FEEDBACK / CONSENT |
| Rückmeldung eingegangen (FEEDBACK) |
PI |
Der Prüfingenieur gibt eine Rückmeldung zur Honorarermittlung und zum Vertragsentwurf ab. |
BVS |
REVISION |
| Entwurf in Überarbeitung (REVISION) |
BVS |
Die BVS setzt den Bearbeitungsstatus auf „Überarbeitung". |
BVS |
DRAFT |
| Zustimmung erteilt (CONSENT) |
BVS |
Alle Prüfingenieure haben der Honorarermittlung und dem Vertragsentwurf zugestimmt. |
BVS |
SENT |
| An Bauherrenschaft versendet (SENT) |
BVS |
Die BVS hat die Honorarermittlung und den Vertragsentwurf an die Bauherrenschaft versendet. |
PI |
ORDER |
| Beauftragung eingegangen (ORDER) |
PI |
Der Prüfingenieur hat den unterschriebenen Vertrag erhalten. |
BVS |
FINISHED / REFUSED |
| Nicht beauftragt (REFUSED) |
BVS |
Die BVS sendet eine Ablehnung an den Prüfingenieur, beispielsweise weil ein anderer Prüfingenieur beauftragt wurde. |
BVS |
– |
| Beauftragt (FINISHED) |
BVS |
Die BVS erstellt das Projekt für den Prüfingenieur. |
BVS |
– |
Phase 1 – Einreichung durch den Prüfingenieur (PI)
Übersicht „Honoraranfragen die noch nicht eingereicht wurden" (Rolle: PI)
Der Prüfingenieur sieht in seinem Organisationsbereich alle von ihm angelegten, aber noch nicht eingereichten Honoraranfragen. Über das Häkchen wird die gewünschte Anfrage ausgewählt, anschließend klickt er oben auf „Honoraranfrage bei der BVS einreichen".
→ Status zu diesem Zeitpunkt: Nicht eingereicht (CREATED).
Dialog „Honoraranfrage einreichen" (Rolle: PI)
Im Pop-up wählt der PI den Empfänger der Honorarermittlung (hier „bvs-NRW") aus und kann optional eine Anmerkung hinterlegen. Der Versand wird mit dem Button „EINREICHEN" bestätigt.
Bestätigung „Honorarermittlung erfolgreich eingereicht" (Rolle: PI)
Eine grüne Erfolgsmeldung zeigt, dass die Anfrage übermittelt wurde. Sie verschwindet aus der Liste „nicht eingereicht" (nur die zweite, noch nicht bearbeitete Anfrage bleibt sichtbar).
→ Status wechselt zu: Entwurf eingereicht (SUBMITTED).
Übersicht der Honoraranfragen beim PI
Alle Honoraranfrage des PI lassen sich in der Ansicht Übersicht jederzeit einsehen
Phase 2 – Bearbeitung durch die BVS
„zu bearbeitende Honoraranfragen" (Rolle: BVS)
Auf Seiten der BVS erscheint die eingegangene Anfrage mit Status „Entwurf eingereicht", inklusive Angaben zu Einreicher, Datum und Titel.
Die BVS vergibt hier die BVS-Nummer (z. B. „0815"), prüft die Projektbezeichnung und kann Dateien sowie Angaben zum Prüfingenieur einsehen. Abschluss über „SPEICHERN".
→ Status wechselt zu: Entwurf in Bearbeitung (CREATED_BVS).
Übersicht des PI, Status „Entwurf in Bearbeitung (BVS)"
Zur Kontrolle: Der PI sieht weiterhin, dass seine Anfrage bei der BVS bearbeitet wird (identischer Status wie in Abb. 4, zur Nachverfolgung während der Bearbeitungsphase).
Dialog „Honorarermittlung bereitstellen" (Rolle: BVS)
Die BVS lädt die erstellte Honorarermittlung.pdf hoch, trägt einen optionalen Kommentar ein und stellt den Entwurf mit dem Button „HONORARERMITTLUNG BEREITSTELLEN" für den/die PI bereit.
Bestätigung „Zur Überprüfung an PI gesendet" (Rolle: BVS)
Der Status in der BVS-Übersicht wechselt auf „Entwurf bereitgestellt" – die Unterlagen liegen nun beim Prüfingenieur zur Prüfung.
→ Status: Entwurf bereitgestellt (DRAFT).
Phase 3 – Rückmelde- und Überarbeitungszyklus
Detailansicht beim PI: „Entwurf bereitgestellt" (Rolle: PI)
Der Prüfingenieur sieht die bereitgestellte Honorarermittlung samt Vertragsentwurf, kann einen Kommentar hinterlegen und entscheidet über zwei Buttons:
„RÜCKMELDUNG SENDEN" → Status Rückmeldung eingegangen (FEEDBACK)
„FREIGABE ZUM VERSAND" → Status Zustimmung erteilt (CONSENT)
Übersicht des PI: Banner „Zustimmung erteilt"
Nach Freigabe verschwindet die Anfrage aus der Liste „zu bearbeiten" des PI („Keine offenen Honoraranfragen vorhanden") – sie liegt nun wieder bei der BVS.
Detailansicht bei der BVS: „Zustimmung erteilt" (Rolle: BVS)
Die BVS sieht den Kommentar des PI (z. B. „Angebot kann so versendet werden") und entscheidet:
„WIRD ÜBERARBEITET" → zurück zu Entwurf in Überarbeitung (REVISION), falls z. B. ein anderer beteiligter PI widerspricht
„AN BAUHERRENSCHAFT VERSENDET" → weiter zu An Bauherrenschaft versendet (SENT)
Dieser Zyklus aus Rückmeldung wiederholt sich so lange, bis alle beteiligten Prüfingenieure zustimmen.
Phase 4 – Zustimmung und Versand
Übersicht der BVS: Banner „An Bauherrenschaft versendet"
Die Liste „zu bearbeitende Honoraranfragen" ist leer – die finale Honorarermittlung und der Vertragsentwurf wurden an alle beteiligten Prüfingenieure versendet.
→ Status: An Bauherrenschaft versendet (SENT).
Phase 5 – Beauftragung
Detailansicht beim PI: Button „ICH BIN BEAUFTRAGT WORDEN" (Rolle: PI)
Der Prüfingenieur, der den Zuschlag erhalten hat, lädt den unterschriebenen hoch, ergänzt einen Kommentar (z. B. „Anbei der Vertrag") und bestätigt mit „ICH BIN BEAUFTRAGT WORDEN".
Übersicht des PI: Banner „Beauftragung bestätigt"
Die Anfrage verschwindet aus der offenen Liste des PI.
→ Status: Beauftragung eingegangen (ORDER).
Detailansicht bei der BVS: „Beauftragung eingegangen" (Rolle: BVS)
Die BVS sieht beide Dokumente (Honorarermittlung.pdf und Vertrag.pdf) und trifft die finale Entscheidung über zwei farblich abgesetzte Buttons:
„ABSAGE" (rot) → Status Nicht beauftragt (REFUSED) – z. B. weil ein anderer PI den Zuschlag erhalten hat
„FREIGABE" (grün) → Status Beauftragt (FINISHED)
Übersicht der BVS: Banner „Freigabe erteilt"
Die Liste ist wieder leer – die BVS hat die Beauftragung bestätigt und das zugehörige Projekt für den beauftragten Prüfingenieur angelegt. Der Vorgang ist abgeschlossen.
